Los 3 peligros de las presentaciones en grupo (especial emprendedores)

Es poco frecuente  encontrarse con un emprendedor en solitario. La gran mayoría de los proyectos empresariales pertenecen a grupos de emprendedores que se juntan para llevar adelante una idea. En consecuencia, la mayoría de las presentaciones de planes de negocio se realizan en grupo.

Cuando hace un año y medio, durante el MBA, preparaba con mis compañeros de grupo,  Josep y Patricia, la presentación de nuestro business, éramos conscientes que este tipo de presentaciones acostumbraban a funcionar mejor cuando había un único presentador. Pero al mismo tiempo nos parecía que centralizar la presentación en una única persona decía muy poco a favor del equipo. Y ya se sabe que el equipo es uno de los factores más importantes que tiene en cuenta un inversor.

Así que decidimos presentar en grupo nuestro proyecto. Pero si queríamos conseguir una presentación exitosa debíamos resolvernos una pregunta:

¿Cuáles son los peligros de las presentaciones en grupo?

Encontramos 3 aspectos críticos a tener muy en cuenta.

1.- Heterogeneidad estilística

Es muy habitual repartirse la presentación entre los miembros del equipo: uno empieza con el marketing plan, otro sigue con el plan de operaciones y otro presenta las cifras. Eso ocurre en la gran mayoría de presentaciones grupales, ya sea de ideas de negocio o de trabajos del colegio.

Ese reparto, normalmente, no se ciñe únicamente a la presentación sino también a la preparación de las diapositivas e, incluso, a la preparación del proyecto. Por lo tanto, la presentación se convierte en un corta y pega de varias sub-presentaciones, cada una de ellas con un estilo propio. Normalmente se tiene la precaución de unificar el formato (tipo de letra, tamaño, colores, etc…) pero sigue habiendo una variedad estilística entre las distintas partes.

Esa  heterogeneidad de estilo afecta la imagen que se proyecta, poniendo de relevancia las individualidades por encima del grupo. Un aspecto negativo que seguro que no pasará desapercibido al inversor.

2.- Falta de ritmo

Repartirse la presentación implica también otras cosas.

No sólo va a haber una diferencia de estilo de la presentación sino que también se verán grandes diferencias entre el modo en que cada miembro del grupo expone su parte. Habrá unos con más soltura, otros que podrán hacerlo de memoria, otros que estarán mucho más nerviosos, otros con más sentido del humor, etc…

Los cambios entre presentadores acostumbran a ir acompañados de una introducción del nuevo ponente por parte del presentador saliente y del saludo por parte del orador entrante. En otras palabras, de la rotura del hilo argumental de nuestra presentación, algo que en el artículo anterior de este blog ya explicamos que se debe evitar

Este reparto de partes de la presentación afecta pues al ritmo de exposición. Las diferencias entre la forma de presentar de unos y otros, las duplicidades de información, los cambios de ponente, etc… interrumpen el normal desenlace de nuestro discurso distrayendo y/o aburriendo al personal.

3.- Pérdida de la naturalidad

Una de los problemas que he observado con más frecuencia en las presentaciones en grupo es la falta de naturalidad.

Cuando nos planteábamos cómo debíamos preparar nuestra presentación hicimos la siguiente reflexión: deberíamos ser capaces de explicar nuestro proyecto como quienes explican un viaje a unos amigos en un bar tomando unas cervezas.

En una charla desenfadada sobre un viaje no nos dividiríamos la explicación en tres partes. Más bien iríamos intercalando pequeñas intervenciones. Uno empezaría la explicación, otro añadiría algún detalle relevante, etc…

En una charla desenfadada no diríamos frases del estilo “Y ahora, mi amigo os explicará el trayecto New York – Boston” para cambiar de narrador. Más bien utilizaríamos frases como “A propósito de lo que cuenta fulano, …” o “Permíteme que añada que…” .

Cuando repartimos la presentación en partes, estamos actuando de una forma contraria a la que solemos utilizar en condiciones normales. Por lo tanto, dejamos de ser naturales y perdemos frescura y credibilidad.

 

¿Cómo planteamos nuestra presentación para evitar esos peligros?

Siguiendo esta reflexión, decidimos que queríamos plantear la presentación igual que se la haríamos a unos amigos en un bar. Así que apostamos por fragmentos cortos que iríamos intercalando entre nosotros siguiendo un guión.

Procuramos que los cambios se produjesen en los momentos oportunos. No se trataba de romper en pedazos iguales el discurso sino de buscar pausas naturales o cambios de temática para introducir un nuevo orador.

Evidentemente no podíamos dejar nada a la improvisación, de modo que disponer de tiempo suficiente para practicar la presentación era clave. Tenía que salir muy bien para que pareciese auténtico y para ceñirnos al tiempo establecido.

Para evitar diferencias de estilo, yo me encargué de preparar la presentación y el guión mientras mis compañeros redactaban las 231 páginas de la memoria escrita. Evidentemente ellos lo revisaron y aportaron algunas mejoras, pero para aquel entonces el estilo ya era uniforme.

En definitiva, intentamos construir un discurso homogéneo, constante y natural.

¿Cuál fue el resultado?

Lo explica Nacho Gallardo, nuestro tutor:

“Al excelente trabajo realizado se le sumó una presentación visual de tal ritmo y detalle que impactó tanto al jurado como al resto de asistentes a la presentación. Se valoró su trabajo con un 10/10 una nota que muy escasamente se otorga a un alumno de MBA en Esade. Los propios alumnos puntuaron su presentación con la nota más alta que, personalmente, haya visto en un MBA”.

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