3 pasos para crear un PowerPoint multifuncional

Recientemente, cuando hablamos de los errores que cometen las empresas al preparar sus presentaciones corporativas, destacamos que uno de los problemas habituales es crear diapositivas para entregar. Ya vimos hace unos meses que intentar ahorrar tiempo creando un PowerPoint que sirva a su vez como presentación, como documento entregable y como guión para nosotros es muy poco recomendable. Pero también es cierto que, por norma general, no se dispone de suficiente tiempo para crear 3 documentos independientes para una misma presentación.

Carles Caño, mediante un comentario, apuntó la posibilidad de solucionarlo sin salir de PowerPoint utilizando las páginas de notas.

Sumándonos a su lamento de que ciertas funcionalidades de este programa pasan totalmente inadvertidas para una gran mayoría de sus usuarios, vamos a intentar ponerle remedio explicando en este artículo como crear un único documento multifuncional que permita ser presentado y/o entregado de forma plenamente satisfactoria en cada caso.

El proceso consiste en tres pasos muy sencillos.

1.- Creamos nuestro Power Point

Para la creación de nuestro PowerPoint debemos seguir el siguiente criterio: Aquello que queremos que se vea proyectado en nuestra slide lo colocaremos en la diapositiva, mientras que lo que queremos que el receptor del documento entregable pueda leer lo colocaremos en la página de notas. Así mismo, el texto de la página de notas nos puede servir como guión durante nuestra presentación.

Eso nos permite hacer slides predominantemente visuales (con mucha imagen y poco texto) sin miedo a que una vez entregadas éstas no se entiendan. Y nos permitirá crear unas notas ricas en texto para facilitar la comprensión del lector sin limitaciones ni de espacio ni estéticas.

Cuando pongamos el documento en modo presentación, las notas no saldrán proyectadas.

2.- Configuramos nuestras páginas de notas

La mayoría de usuarios conoce la existencia de las páginas de notas. Sin embargo, lo que limita su uso es desconocer que su formato puede personalizarse para que, una vez impreso, tenga un aspecto serio y profesional.

Por defecto, la página de notas presenta un aspecto muy simple; con la fecha en la esquina superior derecha, el número de página abajo a la derecha, la fuente establecida por defecto y poca cosa más.

Seleccionando Patrón de notas del menú Vista, accedemos al editor de la plantilla de la página de notas. Eso nos permite personalizar la plantilla para incorporar elementos fijos como el logo o un eslogan, para personalizar el encabezamiento y el pie de página, para modificar el tamaño y el tipo de fuente, cambiar las proporciones de imagen y texto, etc…

De esta manera dotamos a nuestra página de notas de un aspecto más formal, más corporativo, y la convertimos en un documento perfectamente entregable con nuestras slides y su explicación detallada. Perfecto para leer.

3.- Ejecutamos o Imprimimos

Finalmente, ya podemos realizar el comando que más nos interese.

Si queremos realizar una presentación, debemos poner nuestro documento en modo presentación. Para ello podemos utilizar el botón situado en la parte inferior de la pantalla o ejecutar el comando Desde el principio o Desde la diapositiva actual en el menú Presentación con diapositivas.

Si deseamos utilizar nuestra página de notas mientras realizamos la presentación, debemos activar la vista del moderador en el menú Presentación con diapositivas. Eso nos abrirá la presentación en modo normal en nuestro proyector y una vista que contiene las notas en nuestro monitor.

Finalmente, si deseamos imprimir las páginas de notas en papel o en un pdf, debemos seleccionar Imprimir y seleccionar la opción Página de notas.

¿Cúal es el resultado final?

En primer lugar disponemos de una presentación muy visual, con poco texto, ideal para darnos apoyo durante nuestra exposición sin caer en el error de leer nuestras slides.

Y además, imprimiendo las páginas de notas podemos editar un documento entregable con nuestras diapositivas y todo el texto necesario para explicarlas (ver el siguiente enlace).

http://www.presentable.es/wp-content/uploads/2012/09/PowerPoints-multifuncionales.pdf

Y todo esto, con un solo documento.

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Comentarios

  1. Vicky Reyes dice

    Me han encantado tus consejos y enseñanzas, son muy prácticos, funcionales y nos abren a la creatividad y al uso de herramientas que están a la mano pero que a veces pasamos desapercibidas. Por favor Continua.

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