¿Cuál es la superficie útil de las diapositivas de tus presentaciones?

En el ámbito inmobiliario se utilizan dos conceptos para describir el espacio que ocupa una vivienda: la superficie construida y la superficie útil.

La  superficie útil es la superficie total del inmueble a la que hay que restar las partes de la estructura: muros, vigas, conductos… Se puede decir que la superficie útil es la que se puede pisar. Normalmente suele suponer entorno a un 15% menos que la superficie construida total.

Cualquiera que quiera comprar un piso o una casa va a agradecer que la diferencia entre una y otra superficie sea lo más pequeña posible. Todos estaremos de acuerdo que si construyésemos una vivienda en la que su superficie útil fuese la mitad de la superficie construida estaríamos desaprovechando tontamente el espacio.

Este mismo concepto es aplicable a nuestras presentaciones.

¿Te has parado a pensar alguna vez cuánta superficie desaprovechas en tus diapositivas?

Aunque es cierto que en algunos casos podemos llegar a aprovechar el 100% del espacio total de una diapositiva – por ejemplo, cuando utilizamos una foto a pantalla completa – lo normal es dejar sin usar unos márgenes a los lados de la slide. Si descontamos estos márgenes a la superficie total, obtenemos la superficie útil habitual de una diapositiva en blanco. Esa superficie útil, al igual que en las viviendas, oscila entre el 85 y el 90 % de la superficie total.

Sin embargo, muchas presentaciones (las corporativas especialmente), tienen una superficie útil mucho menor. He encontrado casos en los que prácticamente se desperdicia un 50% del espacio.

 

En este ejemplo, obtenido de una presentación colgada públicamente en Slideshare, la superficie útil (recuadro en negro) corresponde al 54,1% de la superficie total.

¿Qué podemos hacer para no perder tanto espacio?

Te ofrezco 3 consejos muy básicos.

1.- Elimina el encabezado y las barras laterales

Muchos presentadores destinan entorno al 20% de la slide al encabezado. Otros, reservan aproximadamente el 15% a una barra lateral de la diapositiva para esas mismas funciones. El premio se lo llevan los que, como en el ejemplo anterior, hacen ambas cosas.

Ese espacio acostumbra a destinarse al logo de la empresa y/o evento, al título de la presentación, al título de la slide, a una imagen decorativa relacionada con la temática…

Eso no es ningún pecado si se hace en diapositivas puntuales, pero sí constituye un error cuando ello nos condiciona el formato de todas nuestras slides.

Muchos de estos elementos son completamente prescindibles.

No es necesario añadir el logo en todas las transparencias por mucho que uno ame a su compañía. Los oyentes no se preguntan el nombre de la empresa cada vez que cambiamos de diapositiva. Esa pregunta se la hacen al principio o al final de la ponencia. Así que poniéndolo en la primera y en la última slide va a ser más que suficiente.

Tampoco tiene ningún sentido recordar el título de la presentación todo el rato. Si la presentación está bien hecha y tiene una estructura coherente, la audiencia no necesitará el título para saber en todo momento de qué estamos hablando. Nuevamente, reservemos el título para la primera slide.

Lo mismo ocurre con el título de la sección. Muchas veces, la presentación está dividida en 3 o 4 apartados. Las hay que incluso más, aunque eso es bastante desaconsejable, pues el 3 es el número mágico de las presentaciones. Si la presentación tiene un hilo argumental coherente, no va a hacer falta recordar en todo momento en que punto de la presentación nos encontramos. Si queremos hacer notar que vamos a cambiar de sección, lo mejor es intercalar de nuevo la slide con el índice y utilizar alguna animación para resaltar el cambio.

El título de la slide quizás sea el único elemento necesario de todos ellos. Pero no es imprescindible que todas las slides tengan un título propio. Y en cualquier caso, éste no tiene por qué estar situado en el encabezado de la diapositiva. Así que no necesitamos un formato especial para ubicar el título.

Por último, las imágenes decorativas que no guardan relación directa con la idea que se está transmitiendo en una diapositiva concreta tampoco deben estar en todas las slides. De nuevo, se trata de un elemento que no aporta nada a nuestra explicación y que desperdicia un espacio considerable. Y, en consecuencia, debemos utilizarlo principalmente en la primera slide.

El primer consejo, en consecuencia, es eliminar los encabezados y las barras laterales.

2.- No numeres las diapositivas

Otro error frecuente es destinar un pie de diapositiva para añadir el número de página. A veces también se utiliza para recordar el título de la slide o el nombre del presentador.

Este pie de página suele ocupar alrededor del 7% de la slide.

La numeración de las diapositivas es otro aspecto importante a tratar.

Si nos limitamos únicamente a poner el número de la diapositiva, esta información se vuelve absolutamente inútil para el oyente. Saber que vamos por la transparencia 15 sólo nos informa del número de slides que ya hemos visto (algo que nos importa muy poco).

Se me ocurren dos motivos por los que el número de página puede serle útil a la audiencia: para saber cuánto falta para terminar y para poder seguir la presentación cuando nos la han dado impresa antes de empezar.

En el primero de los casos, a parte del número de página, haría falta una referencia del total de páginas (página 3 de 20). Pero… ¿es necesario poner esta información?

Piénsalo bien. Si ya has perdido la atención de un oyente, hacerle saber cuánto falta no va a hacer que atienda de nuevo. Y si no lo has perdido todavía es porque está tan interesado en el tema que le importa muy poco cuánto falta para terminar. Cuando una presentación está bien preparada, al público no le hace falta saber cuánto falta porque no tiene la sensación de aburrimiento y ganas de terminar.

En el segundo caso, si el público puede seguir nuestra presentación a través de un documento impreso en el que figuran las slides, eso significa que nuestra misión como ponente es bastante inútil. Nuestras slides deberían ser muy visuales e incluir muy poco texto. De lo contrario, si se pueden leer, el público dejará de escucharnos y se dedicará a leer o, lo más probable, lo dejará para otro momento.

Una buena presentación es aquella que, aunque se haya entregado impresa por exigencias del protocolo, mantiene al oyente pendiente del orador y no del documento. Por lo tanto, el número de página, en realidad, no nos sirve para nada y nos ocupa espacio.

El segundo consejo es no numerar las diapositivas.

3.- Cuidado con el fondo

PowerPoint y otros software de presentaciones ofrecen la posibilidad de cambiar el tema del fondo de nuestras diapositivas.

Muchas de las plantillas disponibles tienen un diseño que reducen la superficie útil de la slide. En esta plantilla, por ejemplo, el trozo de papel sujetado por las chinchetas – que es el espacio real en el que podremos añadir contenidos – representa el 52,6% del total de la slide.

A la hora de elegir el fondo, no debemos dejarnos llevar por lo atractivo del diseño. Tengamos en cuenta también el espacio que nos quita.

Personalmente prefiero el fondo blanco o de un solo color uniforme.

En cualquier caso, el tercer consejo es que, si decides utilizar un fondo prediseñado, vigila que este no te reduzca la superficie útil de la diapositiva.

Recuerda los tres consejos:

1.- Elimina el encabezado y las barras laterales

2.- No numeres las diapositivas

3.- Elige el fondo con cuidado

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Comentarios

  1. Alejandro Requena dice

    Este tema resulta bastante interesante y controversial.
    Si bien entiendo y comparto la justificación para el primer y tercer consejo, creo que la numeración de las láminas es muy útil para facilitar la ubicación de las mismas durante la sección de preguntas al final de la presentación. Personalmente pido a mis estudiantes, cuando preparan la presentación de su trabajo final de carrera o resultados de una investigación que se somete a evaluación de un panel de expertos o evaluadores, que numeren las láminas, pues esto permite al jurado examinador, dirigir las preguntas en las que solicitan aclaratoria o discusión de un aspecto específico, haciendo referencia a la numeración de la lámina.
    En conclusión, aun cuando los tres consejos pueden resultar muy útiles, considero que no es conveniente tomarlos como normas absolutas.

    • Roger Prat dice

      Gracias por tu comentario, Alejandro

      Ninguno de los consejos que encontrarás en este blog es una norma absoluta.

      Pero en el caso que comentas, existen soluciones que pueden ayudarte a situar al “jurado” de tu exposición sin necesidad de mostrar el número en pantalla. Puedes entregar una copia impresa de la presentación que sí incluya el número de slide.

      Saludos!

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