Todo lo que debes comprobar antes de empezar tu presentación

En 10 horas de presentaciones non stop suelen ocurrir muchas cosas. Hace unas semanas acudí a un “interesantísimo” congreso sobre legislación química en Helsinki y en 3 de las 17 intervenciones, los presentadores tuvieron problemas inesperados. Aunque no por ser inesperados significa que fueran inevitables.

La verdad es que muchas de las ocasiones en las que a un presentador le ocurre un imprevisto éste se debe a una falta de precaución por su parte. Y es que hay ciertas cosas que todo presentador debería comprobar antes de salir a escena para minimizar las sorpresas tanto como sea posible.

Gonzalo Álvarez nos regaló hace un tiempo un magnífico y útil checklist para no olvidarnos nada cuando vayamos a una presentación. Pero hoy queremos ir un paso más allá para responder una pregunta igualmente importante:

¿Qué debemos comprobar antes de empezar una presentación?

Checklist

Foto obtenida en alumni.georgetown.edu

Te dejo una lista con todo lo que debes comprobar antes de empezar tu presentación para evitar sorpresas.

Todo funciona

Lo primero que debes hacer es comprobar, tan pronto como te sea posible, que todo funciona correctamente. Eso significa revisar…

1.- Que el ordenador está correctamente conectado, con la batería cargada o el alimentador enchufado, los cables de conexión en su sitio y, en caso de necesitarlo, conectado a internet.

2.- Que tu ordenador se proyecta en pantalla correctamente.

3.- Que tu presentación se cargó correctamente, que se ejecuta sin problemas al igual que los archivos adicionales y/o vídeos, etc… En caso contrario deberemos intentar solucionarlo con la copia que traemos con nosotros en el Pen drive, o la que tengamos en la nube.

4.- En caso de necesitarlo, que el sonido funciona. Eso no sólo significa que va, sino que puede oírse bien desde cualquier rincón del público. En caso contrario deberás acudir al técnico o conectar los altavoces auxiliares.

5.- Que tu presentador inalámbrico funciona correctamente y, en caso de que puedas programarlo para que te avise cuando falte un tiempo determinado para terminar, que lo esté.

6.- Que el micro que vayas a usar durante la presentación funcione correctamente.

7.- Si vas a grabar tu presentación asegúrate que el equipo de vídeo está bien situado, funciona correctamente y recibe bien el sonido.

Últimos ajustes

8.- Revisa el formato de tu presentación tal y como se visualiza en pantalla. Si no usas tu propio ordenador, puede que alguna tipografía haya cambiado o que algún texto se haya descuadrado. También puede pasar que, en función del proyector y del color de la superficie sobre la que proyectas algunos colores se vean modificados. Todos esos detalles pueden corregirse relativamente rápido. Y, en cualquier caso, ser consciente de ellos ya es mucho mejor que encontrarlos por sorpresa durante nuestro discurso.

9.- Sube al escenario y comprueba que el espacio disponible se adapta a las necesidades de tu presentación (incluyendo todos los movimientos que tengas previsto hacer). Debes haberte preocupado mucho antes de eso, así que no deberías llevarte grandes sorpresas. Pero puede que haya algún elemento que no conocieses y que te dificulte realizar lo que tenías pensado. Una vez me llevé la sorpresa que el público estaba sentado en sillas de escritorio (con ruedecitas) y tuve que abortar una de las ideas que quería hacer.

10.- Comprueba también la iluminación. A veces en los escenarios hay focos muy potentes que ciegan a quien se pone delante y hace desaparecer prácticamente a quien se queda fuera de su alcance. Quizás, en función de cómo esté iluminada la sala deberás hacer alguna modificación sobre el guión previsto.

Para poder realizar todos estos ajustes de última hora sin salir taquicárdico a escena es imprescindible acudir con tiempo a tu presentación.

Todo está listo

11.- Si vas a entregar algún tipo de material o documentación durante la presentación, asegúrate de tenerlo preparado o de que alguien de la organización pueda repartirlo antes o en el momento de la presentación que tu digas.

12.- Si necesitas que algún objeto esté situado en el escenario, o te conviene cambiar la disposición del mismo, asegúrate que está hecho.

13.- Asegúrate de que tienes claro el protocolo: quién y cómo te va a presentar, en qué momento debes salir, etc…

14.- En el caso en que necesites la colaboración de alguien (para poner en marcha la cámara de vídeo, para accionar las luces, para lo que sea) asegúrate de que tiene claro en todo momento qué debe hacer y cuándo debe hacerlo.

15.- Comprueba que la temperatura de la sala sea la idónea para que el público se sienta cómodo: ni demasiado frío como para que se congelen, ni demasiado calor para que se te duerman.

16.- Si tienes invitados “especiales” asegúrate que tiene el sitio privilegiado que la ocasión merece debidamente reservado.

17.- Si no eres el único que presentas y debes esperar tu turno, asegúrate que sabes todo lo que debes hacer en el intervalo entre el presentador previo y tu presentación, y a ser posible, que tienes alguien que lo hace o, por lo menos, te ayuda a hacerlo.

Todo está a mano

Puede que en toda la presentación no lo necesites, pero por si fuese necesario, procura que las siguientes cosas estén a mano…

18.- Una botella de agua para humedecer la boca cuando tengas un momento de respiro.

19.- Una copia impresa de la presentación por si se te estropea el ordenador o el proyector y debes seguir a pelo.

20.- Si acudes con problemas de garganta, ten a mano unos caramelos o unas pastillas por si las moscas.

21.- Un paquete de clinex para lo que pueda pasar.

22.- Todo el material promocional listo para cuando termine la presentación (tarjetas de visita, folletos, libros…).

Tú estás preparado

23.- Ves al baño poco antes de empezar.

24.- Apaga o silencia tu teléfono. Si tiene que sonar alguno, que no sea el tuyo ;-)

25.- Asegúrate que estás impecable: la ropa bien puesta (repasa la bragueta, que la corbata esté recta…)

Y como por mucho que te prepares siempre hay algo que puede salir mal…

26.- Asegúrate de salir al escenario con la mejor de tus sonrisas.

¿Se te ocurre algo más que debas comprobar antes de la presentación? Gracias por dejar tu comentario.

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