Todas las preguntas que debes hacer a la organización de la presentación

Un buen día, cuando menos te lo esperas, recibes una llamada, o un correo, o te citan en un despacho y te dicen algo del estilo “Quiero que hagas una presentación”.

¡¡¡Wow!!! ¡¡¡Una presentación!!!

Si ya estás curtido en esto puede que no, pero a mi me sigue pasando que me hace tanta ilusión tener la oportunidad de ponerme delante de una audiencia para seguir creciendo como presentador que cuando alguien me propone hacer una presentación tengo que morderme la lengua para no decir que Sí de inmediato sin preocuparme por saber mucho más.

Y es que hay ciertas cosas que uno debe saber antes de aceptar una presentación. Y la mejor manera de saberlas es preguntando directamente a la organización.

¿Cuáles son esas preguntas que debes hacer a la organización?

Preguntas para la organización

Foto obtenida en observatoriodelcoaching.com

Las he englobado en 3 grandes grupos.

Preguntas básicas

Las primeras, las preguntas básicas, son aquellas que te permiten saber rápidamente si puedes aceptar o no.

¿Cuándo? – Saber el día y la hora en que tendrá lugar te permite saber si estás disponible para realizarla o no. Y en caso de no estarlo, puedes valorar si merece la pena anular o posponer algún otro compromiso con tal de poder hacer la presentación.

¿Dónde? – Saber la ubicación exacta también es importante, no sólo para poder llegar a lugar adecuado sino también para valorar si nos es posible llegar a ese lugar. Por ejemplo, es difícil poder dar una presentación en Madrid un día a las 11:00 si a las 9:00 tenemos una cita en Tarragona. O quizás no nos compensen los costes del desplazamiento. Así que saber dónde se hará la presentación también te ayuda a aceptar o descartar rápidamente tu participación.

¿Sobre qué? – No se trata de hablar por hablar. Lo suyo es que hables de algo que conoces y sobre lo que puedas aportar valor. Si tu especialidad es el marketing online quizás no tenga mucho sentido aceptar una conferencia sobre las finanzas corporativas.

Estas preguntas son tan obvias que generalmente todos los presentadores caen en la cuenta de preguntarlas.

Preguntas esenciales

El segundo grupo de preguntas son igualmente importantes, aunque quizás no tan evidentes. Y son esenciales porque ellas determinan la dirección y el tono que debe tomar tu presentación.

¿Por qué? – ¿Cuál es el motivo de que se haga esta presentación? ¿Forma parte de un evento? ¿Es la convención anual de la empresa? ¿Corresponde a una nueva ronda de financiación?…

Conocer las circunstancias en las que se plantea hacer una presentación es muy importante para entender el contexto. No es lo mismo dirigirse a un equipo de ventas para explicarles cuáles son los retos para la campaña que viene después de un gran año para la empresa que justo durante un expediente de regulación de empleo.

¿Para qué? – ¿Qué objetivo se quiere conseguir con la presentación? ¿Cuál es el cambio que se quiere conseguir en la audiencia? ¿Queremos que hagan algo? ¿Queremos motivarlos? ¿Queremos convencerles de algo?…

Tener claro cuál es ese objetivo es fundamental para poder preparar una presentación, ya que para que ésta sea efectiva será necesario saber qué es lo que tiene que conseguir. Así que pregunta al organizador qué es lo que pretende con la presentación.

¿A quién? – ¿Quién va a ser tu público? Esta pregunta no se limita únicamente a saber el número de espectadores y su procedencia. Va mucho más allá. De lo que se trata es de conseguir tanta información como nos sea posible para poder caracterizar a la audiencia e identificar sus rasgos más relevantes.

Conocer los tipos de audiencia que puedes encontrar en tus presentaciones te ayudará mucho a prepararlas con criterio, poniendo siempre al oyente en el centro de tu presentación. Así que pregunta a los organizadores. Y si tienes la posibilidad y sabes quiénes son, pregunta lo que quieras saber directamente a tu público.

Cuanto más detalladas sean las respuestas que obtengas, mejor podrás adaptar tu presentación a las necesidades de la organización y de la audiencia.

Preguntas prácticas

Finalmente viene un bloque de preguntas de tipo práctico.

¿Durante cuánto? – Saber el tiempo máximo disponible es muy importante a la hora de preparar tu discurso, ya que es sagrado no sobrepasar nunca el tiempo asignado.

Será conveniente preguntar también si el tiempo indicado incluye el turno de preguntas y respuestas o no, o si se realizará alguna pausa a la mitad… Cualquier información adicional sobre la duración te permitirá preparar una presentación que no consuma todo el tiempo y deje espacio para preguntas e imprevistos.

¿Cómo será el lugar? – Tener claro cómo será el escenario y la sala en la que presentarás te permitirá valorar si las distintas ideas que se te ocurran son viables o no. Desde la distribución de los asientos (con pasillos o todos en bloque, en forma semicircular o rectangular…) hasta  las dimensiones y características técnicas de la pantalla y el proyector, todos los datos recopilados te servirán para discriminar ciertas posibilidades.

¿Cómo será el acto? – ¿Te presentará alguien al empezar o debes presentarte tu mismo? ¿Habrá otros ponentes? Si es así, ¿en qué orden saldrás? ¿Se entregará la presentación a los asistentes?…

Toda esta información también influye a la hora de preparar la presentación. Por ejemplo, si nos toca presentar después de que ya lo hayan hecho otros 4, vamos a encontrar una audiencia fatigada y deberemos actuar en consecuencia.

Cuanta más información de tipo práctico tengamos, mejor resultado podremos conseguir con nuestra presentación sin correr un riesgo excesivo.

¿Haces siempre estas preguntas a los organizadores? ¿Preguntas algo más que yo no he mencionado? Gracias por dejar tu mensaje.

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