PowerPoint no siempre es la solución

mi powerpoint“Necesito que me hagas un PowerPoint”

Muchas conversaciones con clientes empiezan de esta manera.

Como quien elige el medio de transporte antes de elegir el destino al que desea viajar, mucha gente da por supuesto que cualquier presentación del tipo que sea va a realizarla en PowerPoint. Existen auténticos adictos al PowerPoint.

El caso es que predefinir de antemano el soporte es un mal principio para cualquier proceso de comunicación.

¿Qué aspectos debes valorar para elegir el soporte?

¿Quien va a tener el protagonismo?

El soporte a utilizar cambia mucho en función de si es para una exposición oral o bien si se trata de una documento que se va a enviar o entregar sin más explicaciones.

Cuando de una exposición oral se trata, un programa de presentaciones, en caso de necesitar soporte, es seguramente la mejor solución. Éste actúa (o debería actuar) como un mero acompañamiento visual, dejando al ponente todo el protagonismo.

Si quieres, puedes repasar los 5 criterios para elegir el programa de presentaciones que más te conviene.

En cambio, cuando no hay exposición y todo cuanto debes hacer con el documento es enviarlo o entregarlo al destinatario, la cosa cambia.

Un documento enviado va a acaparar todo el protagonismo en el momento de ser consultado. Así que mientras que un “PowerPoint” muy visual puede ser un buen complemento a tu discurso, para que pueda ser útil sin tu presencia, deberá contener escrito el texto que tu deberías haber pronunciado para que pueda leerlo el receptor.

Y si de leer se trata, PowerPoint (y ningún programa de presentaciones) no es para nada el soporte más indicado. En su lugar, deberás pensar en alternativas que permitan una lectura más fácil y cómoda (un documento de texto, por ejemplo) o bien un soporte como el vídeo que incorpore el audio con el discurso junto a las imágenes (o las diapositivas).

¿Cómo va a ser consultada la información?

En muchas ocasiones, queremos que nuestro interlocutor reciba la información en un orden muy concreto para potenciar el mensaje que queremos transmitir. Después de una dato, viene el siguiente.

Este patrón secuencial es muy afin a programas como PowerPoint, basados en una secuencia de slides que contienen información y que son mostradas en un orden predefinido. También los vídeos siguen este patrón.

Sin embargo, hay ocasiones en las que necesitamos ofrecer a nuestro receptor la información completamente libre. Tal es el caso, por ejemplo, de cuando debemos facilitar a la dirección el cuadro de mandos de un proceso con todos los indicadores y resultados para su posterior análisis.

En estos casos, lo que quieres es que la persona que lo reciba disponga de toda la información de golpe y pueda elegir libremente qué datos consultar primero y qué datos en segundo lugar.

Cuando ese es tu propósito, debes huir de PowerPoint y programas equivalentes que ofrecen siempre la información secuenciada. Para tal caso es mejor recurrir a soportes como las Infografías, que te ofrecen un resúmen muy visual y práctico de toda la información, y te permiten establecer tu propio recorrido visual por el documento.

¿Se te ocurre algún otro aspecto a tener en cuenta para elegir el soporte? Gracias por dejar tu comentario.

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