¿Cuánto debe durar una presentación?

Existen estudios científicos que demuestran que la capacidad de atención de una persona es limitada. En el año 1976, Johnstone & Percival establecieron que el tiempo máximo que una persona podía estar atenta de forma ininterrumpida era de entre 10 y 18 minutos. Años más tarde, en 1995, Burns comprobó que durante los 5 primeros minutos de una clase o presentación se conseguía el nivel de atención más alto, y que en los diez minutos siguientes el nivel, aunque algo más bajo, se mantenía constante. Pero, sin embargo, caía en picado a partir del minuto 20.

Estos datos han originado distintos formatos de presentaciones como Ignite, Pecha Kucha o las famosas TED talks.

Las presentaciones Ignite, se centran en esos primeros 5 minutos en los que el nivel de atención es máximo. Por eso esas charlas están limitadas a 5 minutos de duración, con 20 diapositivas que se pasan automáticamente cada 15 segundos.

En la misma línea, las presentaciones Pecha Kucha tienen una duración de 6 minutos y 40 segundos. Consisten en 20 diapositivas de 20 segundos cada una.

También tenemos el formato de las conferencias TED. En este tipo de presentaciones no hay una limitación en cuanto a número de diapositivas ni a intervalos entre ellas, pero el tiempo total de la conferencia está limitado a 18 minutos máximo (coincidiendo con los 18 minutos observados por Johnstone y Percival).

Todas ellas son altamente efectivas porque respetan ese tiempo máximo de atención de nuestra audiencia.

Sin embargo, ¿significa esto que las presentaciones no pueden alargarse más allá de los 18 minutos que puede un oyente mantener su atención de forma ininterrumpida?

¿Cuánto debe durar una presentación?

La clave para viajar lejos es parar a repostar

Hace unas semanas, Chema Cepeda entrevistó en abierto a Carles Caño para hablar sobre las presentaciones en el campo de la salud. Carles utilizó una metáfora para ilustrar el tema y habló de las presentaciones como si de viajes se trataran.

Llenar el depósito

Foto obtenida en http://www.caranddriverthef1.com

Aprovechando el símil del viaje, vamos a su poner que nos vamos en coche y que la capacidad de atención de nuestra audiencia es el depósito de gasolina. Sabemos que con el depósito lleno podremos viajar durante un rato determinado – el equivalente a recorrer unos 900 kms.

¿Esto significa que no podemos viajar en coche más allá de 900 km de distancia?

Evidentemente no. Lo único que significa es que como mucho, cada 900 km deberé parar a repostar gasolina para poder proseguir el camino. Parando a repostar  con la frecuencia necesaria, podemos hacer el viaje tan largo y lejos como nos convenga.

¿Ilimitadamente?

El límite nos lo pondrá la fatiga, la nuestra como conductores y la de nuestros acompañantes (el público).

Pero mientras nuestro cuerpo aguante (y el de la audiencia también), la clave para poder conducir durante tanto tiempo como necesitemos será ir llenando el depósito.

Lo mismo ocurre con las presentaciones. Mientras seamos capaces de llenar el depósito, de recuperar la atención de la audiencia, podremos presentar durante el tiempo que sea necesario.

¿Cómo podemos llenar el depósito de atención de nuestra audiencia?

En el 2007, Maureen Murphy, de la Universidad de North Texas, realizó un estudio para comprobar que la educación impartida de forma fragmentada mejora el aprendizaje. Tras comparar los resultados obtenidos en sesiones de training corporativo de 60 minutos continuados y sesiones divididas en fragmentos de 20 minutos con pequeñas pausas entremedio, Murphy llegó a la conclusión que la reacción de los alumnos era más favorable, los resultados mejores y la retención del conocimiento más alta cuando la sesión se fragmentaba en pedazos de 20 minutos (en línea con las observaciones de Johnstone y Percival).

Las pequeñas pausas (llamadas attention breaks) que se introducían entre dos de esos fragmentos servían para recuperar la capacidad de atención del público. En cierto modo, servían para parar a llenar el depósito.

Por lo tanto, en nuestras presentaciones, necesitamos esas pequeñas pausas para recuperar la atención de nuestros oyentes.

¿Cómo podemos realizar esas pausas para recuperar la atención?

Cuando hablamos de pausas no nos referimos a interrupciones de la presentación en toda regla. No es necesario enviar a la audiencia a tomar un café o fumar un cigarro. Un simple cambio de ritmo nos puede servir para recuperar la atención y recargar su capacidad de atender durante otros 20 minutos.

La Dra. Susan M. Weinschenk, en su libro 100 Things every presenter needs to know about people, propone 6 maneras de generar esas pausas de atención.

1.- Realizando pausas reales de 5 minutos.

Esta opción puede ser válida en ciertos lugares, pero generalmente, al menos en este país, la gente no suele respetar el tiempo asignado para las pausas. Así que yo no la aconsejo.

Otra cosa es hacer una pausa de 15 minutos en medio de una sesión de formación de 3 horas. Aunque en ese caso, la pausa no sirve tanto para recuperar la atención sino para descansar un poco y reducir la fatiga (y atender ciertas necesidades fisiológicas).

2.- Muévete

Rompe la monotonía cambiando de lugar. Baja del escenario, muévete entre la audiencia, levántate si estabas sentado… la cuestión es que la audiencia perciba algo distinto y le preste atención.

3.- Cambia de tema

Aprovecha un cambio de tema para hacer esa pausa. Anuncia el cambio en voz alta para que todos se den cuenta de que algo nuevo se avecina y presten atención.

4.- Pregunta

Cuando se acerque el minuto 20 de tu presentación, lanza una pregunta al público. El tiempo en que se tarde en responder va a actuar de pausa. En públicos numerosos, podemos hacer preguntas a mano alzada o incluso servirnos de las nuevas tecnologías y las redes sociales para recoger las respuestas.

5.- Haz algo interactivo.

Sin duda alguna, tener que participar activamente en algo nos hace prestarle atención. Por eso, si en algún momento de la presentación pedimos a nuestro público que haga algo, vamos a recuperar su atención. Una opción puede ser la pregunta del apartado anterior. Pero existen muchas más posibilidades y los límites sólo los pone nuestra creatividad.

Manuel Antolín nos contó hace unas semanas cómo empezar una presentación haciendo interactuar a la audiencia. Tan sólo es cuestión de inspirarse en ese tipo de ideas y llevar a cabo las propias en los momentos en que sea necesaria la pausa de atención.

6.- Cuenta una historia

Sin duda, mi opción favorita. Ya hemos hablado en más de una ocasión sobre el poder que tiene el Storytelling sobre nuestra audiencia. Las historias enganchan muchísimo y son un imán para la atención de nuestros oyentes.

Una forma de recuperar la atención es contra una historia. Pero debemos tener en cuenta dos premisas: la historia tiene que ser corta para que ella entera no consuma todo el depósito, y tiene que ser relevante para el tema, ya que de esa manera la atención se mantiene una vez la historia ha terminado.

En resumen

¿Cuánto debe durar una presentación?

Puedes presentar durante tanto tiempo como quieras siempre que tengas en cuenta que de vez en cuando, en intervalos no superiores a los 20 minutos, deberás recuperar la atención de tu audiencia.

De todos modos, siguiendo el principio de simplicidad, si algo lo puedes contar en 20 minutos, no hagas una presentación de 40. No hace falta agotar a nadie. Y, en cualquier caso, siempre será mejor que se alargue una presentación por un turno de preguntas y respuestas muy completo, que por culpa de un presentador paliza.

Y tú, ¿cómo lo haces para recuperar la atención de tu audiencia? Gracias por dejar tu comentario.

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6 Responses to ¿Cuánto debe durar una presentación?

  1. Pingback: Regla del 10/20/30 | presentable.es

  2. Enhorabuena Roger por tu post. Muy interesante e ilustrativo como de costumbre.
    Me gusta el símil de llenar el depósito cada 20 minutos y estoy muy de acuerdo con ello, ya que hay que reactivar a la audiencia.
    No conocía las presentaciones Ignite, y veo que la tendencia es a afeitar más las presentaciones cada vez para dejar lo esencial, cosa que me parece muy bien.

    Yo propongo otras 2 ideas para reactivar a la audiencia, o mejor dicho, 2 matizaciones a 2 ideas tuyas:

    1. Al hacer algo interactivo, tiene mucha más fuerza sacar a alguien contigo, “al escenario” y hacer algo juntos, en vez de que participe desde su silla o que hagan algún ejercicio entre ell@s.

    2. Storytelling. A mi también me fascina el poder de las historias para captar la atención, pero, ¿y si pedimos a alguien de nuestra audiencia que cuente una historia de algo relacionado con el tema? Ofrecer el micrófono a nuestra audiencia la activará el doble, así cambiamos la voz, el ritmo, nuestra audiencia es la protagonista… Siempre controlando el tiempo y reconduciendo si fuera necesario.

    Ahhh! y gracias por la mención.

    Un abrazo.

    • Muchas gracias, Manuel, por tu comentario.

      Yo considero que las seis propuestas que formulo en mi artículo son solo ideas orientativas. Como tu muy bien has hecho, cada uno puede y debe aplicar la creatividad para lograr variantes de esas propuestas que sean diferentes como las tuyas.

      La idea de pedir a la audiencia que te cuenten una historia es muy sugerente. Le daré un par de vueltas… ;-)

      Un abrazo,

      Roger

  3. Hola Roger y gracias por el post. Amplio la propuesta de Manuel que sugiere sacar a alguien del público a hablar. Si de antemano tenemos previsto que nos acompañe un “artista invitado”, alguien que tome las riendas durante una sección, el cambio de ritmo será tal que la atención la mantendremos intacta (o la recuperaremos).

    • Gracias por el comentario, Sebastián

      Estoy de acuerdo contigo. Lo único es que deberemos tener la precaución de asegurarnos que el artista invitado también sabe presentar y mantener la atención del público. De lo contrario, podría ser peor el remedio que la enfermedad.

      Un saludo!

  4. Pingback: 100 cosas que todo presentador debe saber sobre la gente | presentable.es

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