Cómo presentar balances y presupuestos sin matar de aburrimiento.

Las presentaciones de balances y presupuestos se repiten año tras otro en todas las empresas y asociaciones. Al acabar el año natural o el curso vigente, dependiendo del caso, llega la hora de hacer balance económico del ejercicio y prever  las partidas que se van a asignar para el siguiente año. Así que directores financieros y/o tesoreros se enfrentan a sus presentaciones con el reto de transmitir la información sin matar a la audiencia de aburrimiento.

Pero cabe decir que muy pocos lo consiguen. Generalmente, este tipo de ponencias se convierten en un baile de cifras que marea a cualquiera que intente prestar atención. Hasta ahora, siempre me había preguntado si se podía dar toda esa información de una forma más amena.

El viernes pasado asistí a la Asamblea General de la AMPA del colegio de mi hijo y, para no ser diferente, la presentación del balance y los presupuestos fue tediosa. Así que aproveché la oportunidad para intentar resolver mi duda.

¿Qué podemos hacer para que nuestras presentaciones de balances y presupuestos no nos maten de aburrimiento?

Datos con valor añadido

El error más frecuente en este tipo de presentaciones es, sin duda, mostrar a la audiencia exactamente lo mismo que podemos entregar en un papel o un pdf. Tablas llenas de datos correspondientes al balance del curso, listas de partidas del presupuesto del año que viene, gráficos para mostrar el reparto de los distintos costes…

Todos esos datos, por sí solos, carecen de significado. Y si nuestro discurso se limita a ellos, nuestra presencia como presentadores es perfectamente prescindible, ya que no vamos a añadir valor a la información.

Si queremos justificar nuestra presencia y la atención de nuestra audiencia, debemos ser capaces de aportar un valor añadido a los datos, ofreciendo lo único que no podemos entregar en un balance o un presupuesto: significado.

Interpreta tú los datos

Cuando nos limitamos a poner toda la información de un balance o de un presupuesto en una slide (o en varias), estamos delegando en nuestra audiencia la tarea más importante: la interpretación de los datos.

Como ya comentamos hace unos meses al hablar sobre cómo presentar cifras y datos, nuestra experiencia, el entorno, o el pasado de nuestra empresa o asociación, condicionan la interpretación de los datos. Un presupuesto de 2800 euros en fotocopias puede parecer una barbaridad a alguien que no está acostumbrado a mover tanta  información en su día a día, pero puede representar una reducción de más del 50% respecto del presupuesto del año anterior. Si dejamos que sea la audiencia quien interprete los datos corremos el riesgo de que cada oyente se lleve una conclusión distinta a su casa.

Olvida lo indiscutible y céntrate en lo subjetivo

Que la partida en fotocopias es de 2800 euros es algo indiscutible. La cifra en sí no da lugar a dudas. En cambio, lo que esa cifra representa, como acabamos de ver, sí que da pie a discusión. Cada uno va a interpretar ese número de forma subjetiva.

Si queremos que la gente salga de nuestra presentación con una idea uniforme del estado de cuentas deberemos centrarnos en estos aspectos subjetivos. Pongamos unos ejemplos:

En lugar de utilizar estas afirmaciones:

  • La partida en fotocopias es de 2.800 euros
  • Hemos terminado el año con 480 euros de saldo positivo
  • El aumento de la partida de monitores es de 15.000 euros

Será mucho mejor utilizar los siguientes argumentos:

  • Hemos reducido a la mitad el presupuesto en fotocopias por la puesta en marcha de un sistema de mailing electrónico.
  • Por primera vez en los últimos 3 años hemos cerrado el curso con un saldo positivo.
  • Hemos doblado el presupuesto de monitores porque prevemos un aumento de las inscripciones.

Pasa de lo intrascendente

Siguiendo la misma lógica, si algún dato no aporta ningún tipo de interpretación más allá del “todo sigue igual”, no es necesario mencionarlo.

He asistido a presentaciones en las que se han detallado todas las partidas del presupuesto para terminar diciendo que han mantenido el presupuesto del año anterior con un aumento en todas las partidas del 2%.

¿No podría resumirse todo el presupuesto en esta última frase acompañada de una fotocopia con el presupuesto detallado? ¿Qué aporta enumerar todas las partidas en este caso?

Números fríos. Conclusiones calientes.

Otro argumento a favor de hablar de la interpretación de los datos en lugar de enumerarlos es la pasión. Sin pasión es muy difícil conectar con tu audiencia.

Las cifras son extremadamente frías. Es muy difícil emocionarse hablando de números. Sin embargo, las conclusiones que se derivan de ellas son mucho más emocionales. Uno no puede mostrar la misma pasión y entusiasmo diciendo que “el saldo neta del año es de 480 euros” que gritando como un loco que “por fin, después de tres años de pérdidas, el saldo es positivo!!!!”.

¿Crees que a la gente le importará mucho desconocer la cifra exacta si sabe que luego la podrá consultar en un documento? ¿Crees que dejará de vibrar con tu anuncio por la ausencia de ese dato?

No tengas miedo a ser diferente

Renunciar a poner todos los datos en un PowerPoint y salir a la palestra únicamente con las conclusiones más relevantes del balance y del presupuesto implica saltarse las reglas no escritas, romper con lo habitual, ser diferente.

¿Eso es un problema? Rotundamente no.

Si siempre han aburrido tus presentaciones de balances y presupuestos, ¿crees que continuar haciéndolas igual va a permitir que esta vez salga diferente? Probar una nueva manera de presentarlo no te asegura el éxito, pero te ofrece una buena oportunidad. Hacerlo igual que siempre seguro que no.

Así que si quieres sorprender a tu audiencia con una presentación brillante y dinámica, debes estar dispuesto a arriesgarte a ser diferente.

En resumen: No presentes cifras. Presenta conclusiones.

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Comentarios

  1. dice

    Buen artículo!
    En los informes es más interesante para el lector que le transmitan lo que quieren decir los números que los números en sí. A fin de cuentas, a la hora de hacer cuentas siempre se pueden consultar las tablas.
    Muy de acuerdo con el artículo

    • Roger Prat dice

      Exacto! Pero cuando vayan a las tablas a consultar las cifras lo harán bajo la interpretación que tu ya les has transmitido. Si en cambio les das las cifras pero no las dotas de significado, cada uno las interpretará a su manera.

      Gracias por el comentario.

      Roger

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