¿Cómo hacer una presentación en tiempo récord?

En ocasiones, algunas personas reciben el encargo de preparar una presentación de un día para otro (o incluso para un mismo día).

De repente, aquello que acostumbramos a hacer en algunos días o semanas (o puede que durante meses) debamos hacerlo en menos de 24 horas. Es totalmente imposible hacerlo. O, como mínimo, es imposible hacerlo igual.

Y sin embargo, no queda otra.

Hace un tiempo recibí un correo de Mónica, una lectora del blog, en el que me hacía la siguiente pregunta:

¿Cómo hacer una presentación en tiempo récord?

tiempo récord

El pasado miércoles me llegó un whatsapp de una amiga que nos invitaba a pasar el fin de semana en su casa de Cadaqués. Aceptamos la invitación el jueves, así que nos quedaron unas pocas horas para hacer la maleta. ¿Conoces la sensación de preparar la maleta deprisa y corriendo?

En el fondo se parece mucho a tener que preparar una presentación en el último suspiro. No tienes tiempo suficiente para planificar mucho ya que la urgencia te pide que actúes de inmediato y dedicarte a buscar todo aquello que te vendría bien es muchas veces imposible (con lo que debes apañártelas con lo que tienes).

Como es muy probable que hayas tenido que hacer la maleta de prisa y corriendo muchas más veces que las que has tenido que preparar una presentación en tiempo récord, quizás la forma como resuelves lo de la maleta pueda ayudarte a saber cómo debes preparar tu presentación express.

Antes de hacer la maleta debes saber a dónde vas

Cuando preparas una maleta lo primero es tener claro a dónde vas, en qué plan vas y cuántos días vas a estar viajando. En función de esas tres cosas vas a decidir la cantidad y el tipo de ropa, los complementos necesarios, incluso el tipo de maleta que vas a llevar. Si empiezas a preparar la maleta sin tener esto claro tienes muchos números de pasarlo realmente mal durante el viaje.

Cuando el tiempo es insuficiente, ya sabes que no podrás hacer todo lo que deberías. Será imposible diseñar unas buenas diapositivas, ensayar mucho el discurso, estructurar bien la presentación y definir bien el mensaje. Así que deberás decidir qué tareas vas a hacer primero y qué tareas quedarán para el final y se van a hacer (o no) en función de si te queda tiempo.

En tu presentación express deberás empezar definiendo el destino de tu viaje: el mensaje. Si no tienes claro cuál es el mensaje que quieres transmitir te será muy difícil elegir el resto de elementos de la presentación.

Es evidente que no puedes pretender hacer un mensaje perfecto en tan poco tiempo, pero también lo es que por rudimentario que sea, una presentación con mensaje siempre será mucho más eficaz que una sin (y más rápida de preparar).

En mi opinión, merece la pena dedicar buena parte del poco tiempo que tengas a la elaboración del mensaje. Aunque eso te impida preparar mejor el resto.

Da igual si no preparaste la ruta. Si el destino está claro, podrás improvisar los pasos que te lleven hasta él. Pero si no fijaste el destino, no habrá ruta que valga. Hagas lo que hagas, no llegarás a ninguna parte.

Agrupa para no olvidarte nada

Uno de los principales temores de preparar una maleta en poco tiempo es que nos olvidemos alguna cosa importante. Como ya vimos al hablar sobre por qué organizar la información siguiendo una estructura piramidal, a nosotros nos cuesta mucho recordar de memoria listas grandes de cosas. Para ello, tendemos a agrupar esas cosas en categorías y subcategorías para facilitar el recuerdo.

Personalmente, cuando voy a preparar una maleta, siempre agrupo todo cuanto debo llevarme en 4 o 5 categorías: ropa, higiene-salud, documentación, comida (si se tercia) y accesorios. Cada una de estas categorías la subdivido en otros grupos, y así sucesivamente. De este modo me cuesta menos hacer el repaso mental de qué llevarme y, normalmente, no me olvido nada.

Del mismo modo, para tu presentación, agrupa todo cuanto quieras hablar en 3 o 4 argumentos principales, los cuales van a contener toda la información que consideres relevante.

La estructura piramidal no sólo te ayudará a presentar mejor la información, sino también a recordarla con facilidad cuando debamos preparar una presentación en tiempo récord.

Coge sólo aquello que sabes que te queda bien

Cuando debes hacer la maleta en muy poco tiempo no tienes tiempo para probar cómo te quedan las cosas. Los experimentos son para las ocasiones en que puedes recrearte probando cosas nuevas. Para viajes express, debes centrarte en poner en la maleta aquellas cosas que ya sabemos que nos quedan bien.

Cuando debes hacer una  presentación en tiempo récord tampoco tienes tiempo para florituras. No intentes poner en práctica la creatividad y la innovación hasta que no tengas preparada la estructura de tu presentación. Asegura primero el tanto y, cuando ya estés list@ para poder presentar, si te queda algo de tiempo, piensa alguna idea nueva.

Pero de entrada, haz aquello que tu ya sabes hacer y que has comprobado anteriormente que funciona.

Dedica tiempo a pensar qué pega con qué

Preparar una maleta no es sólo llenarla con 5 camisetas, 3 pantalones, 6 pares de calcetines y un par de jerseys. Si cogemos toda esa cantidad de ropa de forma aleatoria es más que probable que al vestirnos vayamos hecho un cromo.

Cuando preparamos la maleta debemos tener muy en cuenta cómo combinan las distintas prendas entre sí para asegurarnos que iremos bien conjuntados.

Del mismo modo, en una presentación las ideas han de estar también bien conjuntadas. Debes centrarte mucho en la conexión entre las ideas. Es fácil que dada una idea, seas capaz de improvisar una buena explicación al respecto. Sin embargo, la parte que no sale de forma natural, es saber unir entre sí las distintas ideas. Y eso es fundamental para que el hilo argumental de nuestra presentación no se rompa.

No siempre es necesario que lo lleves todo tú

Cuando vas de visita a casa de algún conocido es frecuente no tener que llevar ni sábanas ni toallas, ya que los huéspedes pueden ponerlas por ti. De este modo el peso de tu maleta se aligera y se acorta el tiempo de preparación.

En una presentación ocurre lo mismo. Si dejas que la audienci aporte algo de su parte, te ahorrarás de tener que hacerlo y prepararlo tú. Así que puedes dejar más tiempo para el turno de preguntas y respuestas. O puedes pensar alguna dinámica participativa sencilla que te permita que sea el público el que haga parte de la presentación.

Todo el rato que hablen ellos no deberás hacerlo tú.

No hace falta preparar toda la ruta

Cuando vamos de viaje acostumbramos a estudiarnos la ruta que vamos a hacer para saber en todo momento hacia dónde debemos ir y para saber qué es lo que estamos viendo. Sin embargo, en estas salidas improvisadas a la carrera, acostumbramos a tener claro únicamente el punto de partida (de dónde sale el vuelo y a dónde llega, o hacia dónde nos desplazaremos en coche) y el final (cuándo, cómo y desde dónde volvemos a casa). El resto no es imprescindible, ya que se puede ir improvisando sobre la marcha.

También en las presentaciones es imprescindible saber bien el inicio y el final, ya que son las partes de la presentación más comprometidas (el inicio porque fija el destino al que queremos llegar y el final porque constata que se llegó al destino).

Cuando debes preparar una presentación en tiempo récord, intentar memorizar todo el discurso es prácticamente imposible. En estos casos, lo que es realmente necesario es dedicar un tiempo a aprenderse bastante bien el inicio y el final de la presentación.

¿Has tenido que hacer una presentación en tiempo récord alguna vez? ¿Cómo lo hiciste? Si no lo has hecho nunca, ¿qué es lo que más te estresa de tenerlo que hacer? Gracias por dejar tu comentario.

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Comentarios

  1. Maria fernanda dice

    Parece que encontré la LUZ…. me ha encantado este blog, me parece genial!!! Estoy en formación científica, durante el pregrado hablar o exponer fue unas de mis pesadillas, incluso sustentar mi proyecto de grado fue una tortura…. en lugar de ser el momento ideal para mostrar el trabajo de dos años. Ahora estoy empezando un postgrado, la verdad no quiero cometer los mismos errores, muy pronto tengo una presentación oral en un congreso y este blog me esta dando muchos tips para mejorar.

    Gracias!!!!

    • Roger Prat dice

      Me alegro mucho de que el blog te sea útil, María.
      El mundo científico tiene un serio déficit en cuanto a comunicación. Y eso hace que todo el impresionante trabajo que hay detrás de un proyecto no luzca todo lo que podría.

      Suerte en tu presentación y no dudes en compartir conmigo el resultado de aplicar alguno de los consejos del blog. A la gente le gusta leer casos de éxito reales ;-)

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