5 pasos para presentar gráficos con éxito

Si mostramos el mismo gráfico a 10 personas distintas y les pedimos que lo interpreten es muy probable que obtengamos 10 respuestas diferentes. Si queremos un ejemplo sólo debemos recordar qué ocurre justo después de unas elecciones. Mientras unos sacan pecho por haber sido el partido con más votos, otros lo hacen porque la izquierda supera a la derecha, y los que no pueden ganar de ningún modo desvirtúan los resultados amparándose en una abstención demasiado elevada.

Cuando en una presentación queremos ilustrar alguna idea con un gráfico nos exponemos a que pueda ocurrirnos lo mismo si no somos capaces de guiar a la audiencia hacia la interpretación de los datos que nosotros queremos transmitir.

Pero, además, los gráficos pueden presentar otra dificultad añadida. Como ya vimos en artículos anteriores sobre la atención y sobre la importancia de las imágenes, al hacer aparecer en pantalla una nueva slide, el espectador centra inmediatamente su atención en el nuevo elemento mostrado y, tan pronto lo ha comprendido o ha entendido de qué vamos a hablar a continuación, vuelve a atender a nuestro discurso. Así que las slides deben ser lo suficientemente fáciles de entender como para que el oyente no le destine más de unos segundos y pueda regresar inmediatamente con nosotros.

La introducción de un gráfico en una transparencia puede comportar mucho más tiempo del deseado al público si el trabajo de interpretación de los datos es complejo. Así que los gráficos comportan el peligro de perder la atención de la audiencia.

Vamos a poner un ejemplo. Imagina que debemos hablar sobre la distribución de la población mundial por países según datos obtenidos en la Wikipedia. La primera tentación es realizar un gráfico de barras de habitantes por país como el de la figura. Sin embargo, ¿te imaginas la dispersión que puede tener la audiencia cuando les presentes esto en pantalla?

 

¿Cómo podemos presentar gráficos como este sin perder al público y consiguiendo hacer llegar el mismo mensaje a todos los oyentes?

Te propongo 5 pasos para lograrlo

1.- Haz la interpretación de los datos que quieres transmitir.

Este primer paso consiste en analizar los datos que tienes y sacar tus propias conclusiones. Aquello que tú consideras que el público debe saber sobre el tema.

Siguiendo el ejemplo: ¿qué mensajes destaco yo de mi interpretación de los datos de población mundial?

  • España ocupa la 28ª posición por detrás de Colombia y justo delante de Tanzania.
  • China e India tienen una población mucho mayor que la del resto de países (4 veces la del 3er país más poblado).
  • India tiene una población muy similar a China a pesar de tener una superficie menor.

2.- Prepara un gráfico distinto para cada uno de estos mensajes.

En lugar de explicar todos estos mensajes con el mismo gráfico, vamos a preparar un gráfico para cada uno de estos mensajes. Eso nos permitirá personalizar cada uno de ellos para reforzar lo que queremos transmitir.

3.- Aplica el principio de simplicidad y autocontrol.

Debemos reducir la relación señal-ruido al máximo. Por ello es muy importante saber seleccionar únicamente aquellos datos del gráfico que contribuyen al mensaje.

Pongamos como ejemplo el primero de los mensajes: “España ocupa la 28ª posición por detrás de Colombia y justo delante de Tanzania”. Para explicar este mensaje no hace falta representar en el gráfico los 243 países. Basta con poner el primero y el último como referencia, y representar los 3 países de interés (España, el anterior y el posterior). El resto de datos pueden omitirse por completo.

4.- Busca nuevos datos que te permitan comprimir la información.

Cuando queremos comparar un dato con el resto – en especial cuando hay muchos datos – es recomendable comprimir la información en una única medida que sea comparable con la que nos interesa. Una operación bastante recurrente es calcular la media aritmética.

Veamos cómo se aplica al segundo de los mensajes: “China e India tienen una población mucho mayor que la del resto de países (4 veces la del 3er país más poblado)”. Para realizar este gráfico no hace falta tampoco representar los datos de todos los países. Bastará con incluir en el gráfico la población de China, de India, del 3er país y la media aritmética de los datos del resto de países, por ejemplo.

 

5.- Busca datos que sean comparables entre sí y ofrece una referencia conocida.

Finalmente, debemos preguntarnos si los datos son comparables entre sí. Es decir, si realmente la información que nos aporta el valor del gráfico es representativa o no.

En el caso de los valores de población, es evidente que comparar la población de dos países entre sí puede ser poco interesante si tenemos en cuenta que los países tienen superficies muy distintas.

En este caso, lo recomendable es referirlo todo a una unidad que sí sea comparable entre países: la densidad de población (habitantes por m2).

Y a la hora de comparar estos nuevos datos, lo mejor es ofrecer una referencia que el oyente conozca bien para hacerse una idea de la magnitud.

El tercer mensaje que vamos a transmitir es: “India tiene una población muy similar a China a pesar de tener una superficie menor”. Lo cual se traduce en que la densidad de población de la India es aproximadamente el triple de la de China. Pero como nosotros no conocemos como se vive en China o en la India nos quedamos sin saber exactamente que significan esos datos. Pero al representar estos valores junto a la densidad de población en España (cuya realidad vivimos y por lo tanto podemos imaginar) de repente tiene mucha importancia comprobar que en el mismo espacio que  en nuestro país viven X en India lo hacen Y veces más.

En resumen: Aunque parezca que dividir el gráfico en mensajes alarga la presentación porque aumenta el número de slides, la verdad es que trabajar con gráficos personalizados para cada mensaje acorta el tiempo de explicación y evita que la audiencia se disperse y se pierda. Y la reducción de información en cada uno de esos gráficos contribuye a un diseño mucho más agradecido, fácilmente legible.

¿Cómo lo haces tú para presentar tus gráficos? Gracias por compartirlo con un comentario.

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Comentarios

  1. dice

    Buen tema el de la representación visual de la información. Hace años me interesé por el tema y me topé con un par de autores interesantes. Uno es Edward Tufte (http://www.edwardtufte.com/tufte/) y el otro Stephen Few (http://www.perceptualedge.com/). Ambos hacen un planteamiento bastante radical e insisten mucho en el hecho de simplificar y en ser concretos y precisos cuando hacemos representaciones visuales.

    Contestando a tu pregunta, yo una cosa que no hago jamás es representar la información usando pie-charts. Precisamente Stephen Few tiene un artículo bastante ilustrativo sobre el tema (http://www.perceptualedge.com/articles/08-21-07.pdf)

Trackbacks

  1. […] En ocasiones las slides no se conciben pensando en micromensajes sino en apartados de una memoria escrita. Una slide para la introducción, otra slide para hablar de las oportunidades, otra para presentar los datos de las ventas…  Y me pregunto yo…¿A caso no se puede obtener más de un mensaje de las ventas? Entonces… ¿Por qué no separarlas en más de una slide?… […]

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