4 errores que se cometen al presentar el portafolio de productos o la memoria de actividades

En el último artículo hablé de uno de los puntos críticos de una de cualquier asociación o empresa – la presentación de balances y presupuestos – a partir de mi experiencia en la Asamblea general de la AMPA del colegio de mi hijo. Pero ese no fue el único momento soporífero de la reunión. Hubo otro: la memoria de actividades del año.

Muchas entidades o empresas necesitan presentar listados en sus reuniones o charlas en público. Ya se trate del portafolio de productos de una empresa o la memoria de actividades de una entidad, estas secuencias interminables acostumbran a convertirse en un auténtico castigo para los asistentes.

¿Cuáles son los errores a evitar a la hora de presentar portafolios de productos y memorias de actividades?

1.- ¿Es realmente necesario?

El primer error que se comete es querer incluir el portafolio o la memoria en todas nuestras presentaciones.

Habrá ocasiones en las que sea realmente necesario hacerlo. Sin embargo, puede que en otras no venga al caso.

La mejor manera de saber cuándo debemos añadirlo y cuando no la descubrimos hace unas semanas en otro artículo: los 3 pasos para saber qué información incluir en nuestras presentaciones.

Limítate a presentar esos listados sólo cuando sean necesarios.

2.- ¿Qué es lo que mueve a la gente?

Seguramente el error más repetido en este tipo de presentaciones es enfocar el listado desde el punto de vista de la empresa o entidad y no desde el punto de vista del oyente.

Cuando un agricultor se interesa por una empresa de agroquímicos, lo que busca en ella no es un listado de productos sino un listado de soluciones. Le importa poco que un producto contenga más nitrato y otro aporte mucho fósforo. Lo que quiere es que la empresa tenga productos que solucionen sus problemas de fertilización.

Cuando un padre acude a la Asamblea de la AMPA del colegio de sus hijos, no le interesa tanto que se haya organizado un torneo de futbol o uno de básquet, sino que la AMPA organice actividades que fomenten el deporte de equipo.

A las empresas y las personas les mueve solucionar sus problemas y perseguir unos valores. Cuando enfocamos la presentación como un listado de productos o actividades no conectamos con eso que motiva a la audiencia y perdemos su atención. Si la preparamos  como una lista de soluciones o de valores ofrecidos, entonces hablamos el mismo idioma que nuestros oyentes y, en consecuencias, despertamos su interés.

3.- ¿Hay que explicarlo todo?

Otro error recurrente es presentar la totalidad de los productos y/o actividades existentes.

En alguno de los casos, la propia naturaleza de los asistentes o del acto va a delimitar qué productos o actividades aplican y cuáles no.

Pero incluso cuando no sea así, no siempre es necesario listar la totalidad. El enfoque a soluciones/valores nos permite agrupar varias actividades. De este modo podemos aligerar el peso de la presentación y dejar el detalle para más tarde.

Una solución puede ser la creación de un catálogo impreso, la creación de un blog a modo de diario de actividades, la propia página web de la empresa, etc…

De lo que se trata es que la audiencia se quede con la idea de que podemos ofrecer la solución que busca o el valor que persigue. A partir de aquí, su propio interés ya le hará llegar al detalle del producto o actividad que le conviene.

4.- Cuidado con las imágenes

El último gran error de este tipo de presentaciones es el uso inapropiado de las imágenes.

Muchas presentaciones de portafolios de productos parecen una colección de fotos de envases. Así mismo, muchas memorias de actividades parecen un álbum de fotos.

Si queremos reforzar la idea del enfoque solución/valores, debemos apoyarnos en imágenes que refuercen ese enfoque. Imágenes en donde esa solución o ese valor sea evidente. Por ejemplo, si queremos ilustrar la idea del deporte de equipo, no pongamos la foto de un futbolista chutando un balón. Pongamos la de varios jugadores celebrando juntos un gol.

Una imagen de este estilo reforzará de inmediato y ayudará a fijar en la memoria justo aquello que nos interesa que los oyentes retengan: la solución o el valor correspondiente.

Mucho mejor una imagen potente que muchas fotos sin más.

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