3 pasos para saber qué información incluir en nuestras presentaciones

Una dificultad frecuente es la elección de los contenidos que debemos incluir en una presentación.

Cuando nos enfrentamos a una presentación nos cuesta horrores descartar contenidos porque todos nos parecen relevantes e interesantes, y es una lástima privar a la audiencia de ese conocimiento tan valioso.

Pero está claro que debemos hacerlo, ya que de lo contrario, la presentación se vuelve excesivamente densa, aburrida e improductiva.

¿Existe algún sistema que nos facilite la elección de los contenidos de nuestras presentaciones?

Te propongo seguir los siguientes pasos:

1.- Ten claro el mensaje

Uno de los errores más frecuentes es confundir el hablar en público con el comunicar. Ni hace falta hablar para comunicar, ni el hecho de hablar implicar forzosamente estar comunicando.

Muchos presentadores se limitan a soltar un monólogo unilateral y estéril. Unilateral porque no se tiene en cuenta a la audiencia en ningún momento y estéril porque al ser un  discurso sin ninguna otra intención que vomitar los conocimientos del ponente no se produce ningún cambio en los oyentes.

Lo que hace que una presentación comunique es la presencia de un mensaje. Ya hemos hablado en los últimos posts sobre las funciones y las propiedades del mensaje. Hemos visto que el mensaje representa el objetivo a alcanzar, mientras que la presentación en sí representa el camino que nos lleva a este mensaje y todo lo que necesitamos para recorrerlo. Cuando no hay una meta definida, ni sabemos por dónde es mejor ir, ni sabemos qué nos hará falta.

Trasladado a las presentaciones, cuando no definimos el mensaje nos cuesta mucho discernir que informaciones debemos incluir en nuestra presentación porque todas nos parecen buenas. Sin embargo, la mayoría de las dudas desaparecen cuando sabemos con claridad a donde queremos llegar.

Por lo tanto, antes que nada, ten claro el mensaje de tu presentación.

2.- Hazte la pregunta adecuada

Una vez sabemos hacia dónde vamos, ya podemos prepararnos la mochila.

Si alguien ha hecho alguna vez una ruta de montaña sabrá lo importante que es que la mochila pese lo menos posible. Llevar la mochila a cuestas durante largas horas de caminata estimula la capacidad de simplificación. A medida que vas cogiendo experiencia, la lista de cosas para llevar disminuye. Y la manera de saber si algo debe caer de la lista es haciéndonos una pregunta: ¿lo voy a necesitar allá donde voy?

Cuando preparamos presentaciones también debemos reducir al máximo el equipaje. Debemos hacernos también una pregunta que nos permita discernir lo necesario de lo que no lo es.

Sin embargo, muchos ponentes se equivocan de pregunta a la hora de seleccionar la información. Se centran en lo que consideran importante o no, lo que consideran interesante o no, lo que dominan o no, lo que les gusta o no… con independencia del mensaje (muchas veces porque no lo hay).

Siguiendo el ejemplo, es como si alguien que debe viajar al Caribe en pleno verano se llevara un anorak técnico por el simple hecho de que se trata de una muy buena prenda que resiste las bajas temperaturas mejor que nadie. Nadie le quita el mérito al anorak, pero dudo que en el Caribe nos haga mucha falta.

La pregunta que debemos hacernos al elegir los contenidos de nuestra presentación es la siguiente:

¿Contribuye esta información a la argumentación de mi mensaje?

Cualquier información que al someterla a esta pregunta nos dé una respuesta negativa debemos descartarla de inmediato. Si la respuesta es afirmativa, pasaremos a la siguiente etapa.

3.- Elige sólo lo que mejor te sirve

Después de realizar una búsqueda de material para nuestra presentación, muy probablemente vamos a tener más de un recurso de cada tipo: varios ejemplos para un mismo concepto, 2 o 3 vídeos que ilustran una misma idea, 5 citas para introducir un tema…

¿Debemos utilizarlos todos? Mucha gente se empeña en ello. Pero…

¿A caso pondríamos en la mochila 3 pares de botas sólo por el hecho de tenerlos?

Que todos estos recursos sean válidos no significa que todos sean necesarios. Y, por lo tanto, no hay ninguna obligación de utilizarlos todos. Debemos evitar duplicar los recursos.

El criterio a la hora de seleccionarlos es quedarnos únicamente con el de la mayor utilidad.

¿Hay alguna cita que ilustre mejor nuestra idea?

¿Hay algún vídeo que, aparte de tratar el tema, aporte otras cosas (por ejemplo sentido del humor)?

¿Hay algún ejemplo que encaje mejor con la audiencia?

El recurso que responda a esta pregunta es el que debe prevalecer. El resto no aportaría nada nuevo y sólo alargaría nuestro discurso.

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Comentarios

  1. dice

    Totalmente de acuerdo, aunque condensar y resumir reconozco es muy complicado. Siguiendo con la analogía de la mochila, cogemos tanto cariño a nuestras prendas que cuesta un mundo decidir cuál traer y cuál no. Lo mismo pasa cuando preparas presentaciones. Todo te parece relevante e interesante y, dejar algo fuera, es como elegir entre uno de tus hijos.

    Una de las mejores experiencias para comenzar a aprender a combatir esto es unirse a un club de Toastmasters en los que los discursos a dar son normalmente de (máximo) 7 minutos. No he estado en ningún evento de Ignite ni de Pecha Kucha, pero el principio es similar… Condensar al máximo y dejar lo estrictamente necesario.

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