3 pasos para estructurar el inicio de una presentación de modo que quieran seguir escuchando

Estructura

Foto obtenida en davincidilemma.com

Esta tarde escuché una conversación telefónica de un directivo que le contaba a su interlocutor cómo iba a preparar una presentación.

“Empezaré con un par de diapositivas sobre tu empresa, luego dos más para hablar de la mía, luego le dedicaré una al proyecto que tenemos en común, y luego entraré en detalle…”

Sólo con oirlo ya me pude imaginar la presentación.

Hace unos 9 meses escribí un artículo con 3 de los errores principales que cometen las empresas al hacer presentaciones corporativas: no incluir un mensaje, hacer presentaciones para entregar y no innovar. Sin embargo hay otro tan o más importante: hacer presentaciones basadas en la propia empresa y no en el cliente/proveedor al que vamos a presentar.

Por eso un número importante de presentaciones corporativas empiezan hablando de la empresa o de su producto.

Y eso es una condena a no ser escuchado.

¿Cómo podemos estructurar el inicio de nuestras presentaciones para que a nuestra audiencia le apetezca escucharte?

En la gran mayoría de los casos la gente no viene a escucharte para saber más sobre tí sino porque creen que tú puedes ayudarles a solucionar un problema.

En cierto modo, el éxito de tu presentación va a depender de que esas expectativas se cumplan. Y cuanto antes le demuestres a tu público que así va a ser mejor.

Por eso en mis presentaciones siempre empiezo explicándoles qué es lo que pueden conseguir si me escuchan. Y lo hago siguiendo 3 pasos que coinciden con algunos de los propuestos por Cliff Atkinson en su libro Beyond Bullet Points.

Beyond Bullet Points: Using Microsoft PowerPoint to Create Presentations That Inform, Motivate, and Inspire (Business Skills)

1.- DESCRIBE LA SITUACIÓN ACTUAL (EL PROBLEMA)

Toda presentación persigue un cambio en la audiencia. Por eso es importante que nuestro público sea consciente del cambio que necesita y del por qué de ese cambio.

El primer paso consiste en describir las cosas como son (As is).

Esta descripción debe poner énfasis en las dificultades o limitaciones que presenta la situación actual para tus oyentes. Debe crear un malestar, una leve sensación de angustia, de incomodidad. En el fondo necesitamos que el público sienta la necesidad de cambiar.

Pero…¿cambiar hacia dónde?

2.- DESCRIBE LA SITUACIÓN PROPUESTA (EL BENEFICIO)

Esa es la misión del segundo paso.

Proponles un escenario posible. Háblales de una situación a la que podrían llegar y, muy importante, diles que beneficio conseguirían con ello.

El segundo paso consiste en describir cómo podrían ser las cosas (As to be).

Se trata de crear la máxima tensión posible entre cómo son y cómo podrían ser para que el público sea consciente de la necesidad de buscar esa nueva situación que les propones.

Eso activará en su mente una pregunta: ¿cómo?

3.- PROPÓN UNA FORMA DE REALIZAR EL CAMBIO (LA SOLUCIÓN)

Ahí es en donde entra el tercer paso.

Haz que esa visión que les has presentado sea posible. Que deje de ser una utopía para convertirse en algo tangible.

Es por eso que ahora te toca enunciar (no desarrolles todavía) el cambio concreto que deben hacer.

Los dos primeros pasos sirven para ofrecer un incentivo (el beneficio, la resolución de un problema) y el tercero para establecer la hoja de ruta a seguir para obtener dicho premio.

La clave es que por ahora sólo has anunciado la solución, con lo que si el oyente quiere realmente el beneficio, necesitará escucharte durante toda tu ponencia para saber exactamente qué debe hacer y cómo.

¿Has probado este sistema alguna vez? ¿Quizás algún otro? Gracias por dejar tu comentario.

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Comentarios

  1. dice

    Hola!!
    deberías escribir un libro, tienes tanta razón en todo lo que dices.

    A veces con sólo aplicar algunos cambios que mencionas ya conseguiríamos un montón de cosas más, entre ellas, cambio en la actitud habitual del receptor, conseguir de manera más sólida y rápida los objetivos planteados y por supuesto satisfacción personal.

    Para mi desde que te leo eres un crack por saber poner por escrito y con un lenguaje tan claro, cosas que sé pero me cuesta explicar e incluso a veces ponerlas en marcha.

  2. Pavlov Valdivia dice

    Los tres pasos son como el despegue, el vuelo y el aterrizaje de un avión, todas las etapas cuentan. en mi experiencia profesional veo que es imprescindible captar la atención del publico esto comporta el 80% del éxito de la presentación. Recordemos que los adultos (andragogia) aprendemos por interés. Enhorabuena!

    • Roger Prat dice

      Gracias por tu comentario, Pavlov

      Así es. Muchos presentadores pretenden que su audiencia le escuche porque sí. Sin más. Como si el simple hecho de estar presentes ya les obligue a atender con interés. Y muy pocos son los que se toman la molestia de hacerle entender a la audiencia por qué les conviene estar atentos.

      Saludos

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