3 consejos para presentar cifras y datos eficazmente

Josep Vaqué (@jvaque), en el  artículo Escuchando a mi audiencia en el que pedía sobre qué queréis que escriba, me solicita que hable sobre cómo presentar cifras oralmente y sin soporte visual.

Ciertamente, tener que exponer cifras en público lleva implícito el riesgo de aburrir, de que la audiencia desconecte y que, por lo tanto, no seamos capaces de transmitir nuestro mensaje de forma eficaz. Y si esto es así para cualquier tipo de presentación, si encima no podemos apoyarnos visualmente en unas transparencias, ese peligro es mayor todavía.

¿Qué podemos hacer para hablar de cifras sin matar de aburrimiento?

Os dejo 3 consejos:

1.- Ayuda a la audiencia a interpretar las cifras.

Antes que nada, debemos entender que los números, por si solos, carecen de significado.

Pongamos como ejemplo la cifra 1.000.000.

1.000.000 de euros para alguien que gana 1.000 euros al mes es una barbaridad.  1.000.000 de neuronas es una pequeña proporción sobre los 100.000 millones que tiene nuestro cerebro. 1.000.000 de parados, por desgracia, es una quinta parte del total de parados de España.

Incluso refiriendo esa cantidad a una misma cosa, la interpretación que se le da puede ser diferente en función del contexto en el que estamos hablando.

No es lo mismo 1.000.000 de catalanes sobre un total de 7 millones que 1.000.000 de chinos sobre un total de 1.300 millones. No es lo mismo una multa de 3000 euros para uno de tantos mileurista que una multa de 3000 euros para alguien como Cristiano Ronaldo.

Por lo tanto, es muy probable que si lanzamos datos sin más durante nuestras presentaciones, cada oyente los interprete en función de su propio contexto. De esta manera, se da pie a que los datos se interpreten de forma contraria a como nos gustaría a nosotros como ponentes.

Si queremos controlar la forma en que el público interpreta un dato, debemos acompañar a ese dato de nuestra interpretación.

Pongamos un ejemplo.

No es lo mismo decir “Las obras van a terminarse dentro de 3 años” que decir “Las obras van a terminarse dentro de 3 años, lo cual supone un avance importante (ya que hemos reducido en más de la mitad el tiempo establecido en el proyecto inicial)”. Mientras en el primer caso dejamos que cada uno decida si 3 años es mucho o poco tiempo, en el segundo somos nosotros que le damos una connotación positiva a la cifra con el comentario posterior.

Lo importante no es que recuerden los datos sino la importancia y el orden de magnitud que éstos representan. Porque uno siempre está a tiempo de ir a buscar el dato exacto en Internet, en periódicos, en libros, etc… Lo que es clave es que uno recuerde por qué es importante aquel dato y por qué debe ir a buscarlo.

No es lo mismo decirle a un inversor que “el retorno al cabo de dos años será de 432.813 euros” que decirle que “el retorno al cabo de dos años será de 432.813 euros, lo cual significa ganar mucha pasta”. Es probable que el inversor en ambos casos se olvide de la cifra exacta, pero el del segundo caso difícilmente olvidará la idea de ganar mucha pasta.

2.- Da a la audiencia algo que pueda relacionar con lo que ya sabe o ha vivido.

El proceso de aprendizaje y memorización, a nivel fisiológico, consiste en realizar conexiones neuronales (sinapsis) entre lo conocido y lo desconocido.

La velocidad del proceso y la energía destinada a ello dependen, por lo tanto, de la cantidad de conexiones que ya existen en nuestro cerebro y que podemos aprovechar en relación a las conexiones que debemos crear de cero.

Si queremos que nuestra audiencia comprenda rápidamente las cifras que le estamos dando debemos ayudarle a aumentar la velocidad con la que el nuevo dato se fija en nuestra memoria. Y para ello deberemos ser capaces de referir nuestras cifras a elementos conocidos o vividos por el oyente.

Pongamos un ejemplo.

No es lo mismo decir que en el mundo quedan 143.000 millones de toneladas de petróleo (una cantidad que difícilmente habremos visto nunca y que no podemos llegar a valorar cuánto representa, ni si es mucho o poco) que decir que en el mundo queda petróleo para 32 años al ritmo de extracción actual. 32 años es una cifra más fácil de imaginar (para algunos más que para otros) y además conlleva la parte emocional de pensar que si no hacemos nada esto puede afectar a nuestro futuro. Así que rápidamente se crean las sinapsis necesarias entre todos estos conceptos para fortalecer la idea y fijarla en nuestra memoria.

3.- Sustituye la cifra por una medida comparativa.

A veces, puede ser más efectivo no dar ninguna cifra sino dar algo conocido con lo que poder comparar.

Pongamos algunos ejemplos.

Podemos hablar de un microchip de 4 cm2 (una medida que más o menos podemos intuir) o de un microchip del tamaño de un euro (algo que todos conocemos y que podemos relacionar de inmediato).

Podemos hablar de un Smartphone que tiene 16G de memoria (una medida que nos resulta familiar pero que no permite hacernos una idea de lo potente que es) o decir que se trata de un Smartphone con una memoria 200.000 veces mayor que la del ordenador que llevó el hombre a la Luna (algo que permite comprender el enorme poder de una de estas computadoras móviles en comparación con algo tan complejo como dirigir una nave espacial).

En definitiva se trata de hacer que las cifras sean tangibles, visuales, fáciles de imaginar gracias a la asociación con objetos o acciones conocidas.

Como ejemplo-resumen, os dejo este enlace de National Geografic en el que se explica mediante un video cúanto es 7 billones.

Y tú, tienes algun otro consejo para hablar de cifras en una presentación? Gracias por dejar tu comentario.

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